Wer nach „BAFA-Förderung für KI" sucht, findet schnell große Zahlen. Die amtliche Förderrichtlinie ist nüchterner. Sie steht im Bundesanzeiger und auf bafa.de, und sie nennt für die Förderung von Unternehmensberatungen genau zwei Beträge: höchstens 3.500 € förderfähige Beratungskosten und daraus einen Zuschuss von 50 % oder maximal 1.750 €, in den neuen Bundesländern 80 % oder maximal 2.800 €.
Das ist die ganze Wahrheit über die Höhe. Alles, was Sie darüber hinaus lesen, gehört zu anderen Programmen oder existiert nicht.
Trotzdem lohnt sich der Antrag, wenn Sie wissen, wofür das Geld gedacht ist. Genau darum geht es hier.
Welches Programm überhaupt?
Gemeint ist die Richtlinie „Förderung von Unternehmensberatungen für kleine und mittlere Unternehmen". Sie läuft seit 1. Januar 2023 und gilt bis 31. Dezember 2026. Finanziert wird sie aus dem Europäischen Sozialfonds Plus, bewilligt vom BAFA. Ein Rechtsanspruch besteht nicht, die Behörde entscheidet nach Ermessen und nach verfügbaren Mitteln.
Wer darf?
Kleine und mittlere Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft und der freien Berufe mit Sitz und Arbeitsstätte in Deutschland. Die KMU-Kriterien der EU:
- Weniger als 250 Beschäftigte im letzten Geschäftsjahr.
- Jahresumsatz höchstens 50 Mio. € oder Bilanzsumme höchstens 43 Mio. €.
Der Zuschuss ist eine De-minimis-Beihilfe. Alle De-minimis-Beihilfen zusammen dürfen in drei Jahren 300.000 € nicht überschreiten. Für die meisten Betriebe ist das kein Thema, aber wer schon andere Zuschüsse bekommen hat, sollte es prüfen.
Was gefördert wird, und was nicht
Gefördert wird eine Beratungsleistung, sonst nichts. Förderfähig sind das Honorar der Beraterin oder des Beraters sowie Auslagen und Reisekosten, jeweils ohne Umsatzsteuer.
Nicht gefördert werden:
- Umsetzung und Implementierung. Das Programm zahlt für Rat, nicht für Bau.
- Software-Lizenzen und Cloud-Kosten.
- Hardware.
- Eigene Personalkosten, auch nicht anteilig.
- Beratungen, die überwiegend auf den Verkauf eigener Produkte des Beraters zielen. Neutralität ist Bedingung.
Wichtig für die Erwartung: Es gibt in dieser Richtlinie keinen eigenen Förderschwerpunkt „KI" oder „Digitalisierung". Gefördert werden Beratungen zu wirtschaftlichen, finanziellen, personellen und organisatorischen Fragen der Unternehmensführung. Ein KI-Vorhaben passt da hinein, wenn es als Unternehmensthema beschrieben ist und nicht als Technikkauf.
Der Rahmen in Zahlen
| Förderfähige Beratungskosten | max. 3.500 € (netto) |
| Zuschuss alte Bundesländer, mit Berlin und Region Leipzig | 50 %, max. 1.750 € |
| Zuschuss neue Bundesländer, mit Regionen Lüneburg und Trier | 80 %, max. 2.800 € |
| Dauer der Beratung | max. 5 Tage, nicht zwingend am Stück |
| Anzahl | max. 5 Beratungen bis Ende 2026, höchstens 2 pro Jahr |
Die Reihenfolge, an der es meistens scheitert
Der Antrag kommt vor der Beratung. Erst nach dem unverbindlichen Informationsschreiben des BAFA dürfen Sie mit der Beratung beginnen. Wer vorher unterschreibt oder anfängt, verliert den Zuschuss.
- Berater auswählen, unverbindliches Vorgespräch.
- Antrag beim BAFA stellen.
- Informationsschreiben abwarten.
- Erst dann Beratung starten.
- Beratungsbericht erstellen, von beiden Seiten unterschreiben.
- Verwendungsnachweis einreichen, Rechnung muss vollständig bezahlt sein.
Der Beratungsbericht ist kein Formalismus, sondern Bedingung für die Auszahlung.
Den Berater dürfen Sie frei wählen
Anders als oft behauptet gibt es keine BAFA-Zulassung „für KI", die ein Dienstleister vorweisen müsste. Sie wählen frei, aber die Beratereigenschaft muss erfüllt sein: überwiegender Geschäftszweck ist entgeltliche Unternehmensberatung, ein dokumentiertes Qualitätssicherungssystem liegt vor, Neutralität ist gegeben, und der Berater darf im Programm nicht selbst schon als Antragsteller aufgetreten sein. Das BAFA prüft das im Verfahren.
Zwei Dinge, die den Antrag zuverlässig kippen: Der Berater bezahlt oder verrechnet das Honorar ganz oder teilweise selbst, oder die Beratung dient im Kern dem Verkauf seiner eigenen Software.
Ein Rechenbeispiel
Kein Kundenfall, sondern die Rechnung, die sich aus der Richtlinie ergibt. Betrieb in Baden-Württemberg, 47 Mitarbeiter, will wissen, ob und wo KI im Büroablauf trägt.
- Beratung, 4 Tage, Honorar 4.200 € netto
- Förderfähig davon: 3.500 € (Deckel)
- Zuschuss 50 %: 1.750 €
- Eigenanteil: 2.450 € netto
Der Zuschuss trägt also einen Teil der Analyse. Die anschließende Umsetzung zahlen Sie selbst. Wer mit der Erwartung startet, ein KI-Projekt zur Hälfte finanziert zu bekommen, wird enttäuscht. Wer die Förderung als das nimmt, was sie ist, nämlich ein Zuschuss zur sauberen Vorarbeit, holt sie sich mit überschaubarem Aufwand.
Wenn Sie mehr als fünf Tage brauchen
Für Digitalisierung und KI gibt es ein zweites Bundesprogramm, das größer angelegt ist: INQA-Coaching vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales, ebenfalls aus dem ESF Plus. Es übernimmt 80 % der Kosten für bis zu zwölf Coaching-Tage, verteilt über bis zu sieben Monate. Voraussetzungen ähneln dem BAFA-Programm: unter 250 Beschäftigte, höchstens 50 Mio. € Umsatz oder 43 Mio. € Bilanzsumme, Sitz in Deutschland, mindestens eine sozialversicherungspflichtige Vollzeitstelle. Der Einstieg läuft über die regionalen Beratungsstellen.
Auch hier gilt: gefördert wird die Begleitung, nicht die Anschaffung.
Was Sie jetzt tun
- KMU-Kriterien prüfen. Beschäftigte, Umsatz, Bilanzsumme.
- Entscheiden, was Sie beraten lassen wollen. Je konkreter der Prozess, desto brauchbarer die fünf Tage.
- Antrag stellen, bevor Sie irgendetwas beauftragen.
Wenn Sie vorher wissen wollen, ob bei Ihnen überhaupt etwas zu holen ist: Wir machen in einem kostenlosen Erstgespräch von 30 Minuten eine ehrliche Ersteinschätzung. Wenn sich der Aufwand für Sie nicht lohnt, sagen wir das in derselben halben Stunde.
Alle Angaben nach der Förderrichtlinie des BAFA in der Fassung vom 12.12.2024 sowie den Programmangaben zu INQA-Coaching, Stand August 2026. Das ersetzt keine Förder- oder Rechtsberatung, und die Richtlinie kann sich ändern. Maßgeblich ist immer der Text auf bafa.de.