So funktioniert das. In normalen Worten.
Mitarbeiter haben eine konkrete Frage zu einer Vorgabe, einer Norm oder einem alten Projekt. Statt durch Ordner zu suchen, fragen sie das System. Es durchsucht alle freigegebenen Quellen, findet die passende Stelle und antwortet mit Verweis auf das Original-Dokument. Die Quelle bleibt nachvollziehbar.
Wie der Prozess abläuft
Jeder Schritt ist nachvollziehbar dokumentiert. Sie behalten an jeder Stelle die Kontrolle und können manuell eingreifen.
- Frage im Chat
- Suche
- Antwort mit Quelle
- Nachschlagen
- Lücken erkennen
Frage im Chat
Mitarbeiter stellt eine konkrete Frage in Teams oder Slack.
Ein neuer Kollege weiß nicht, welche Vorgabe für seinen Auftrag gilt. Statt jemanden zu suchen, tippt er die Frage in Teams.
Suche
System durchsucht freigegebene Dokumente, PDF, Word, Excel, Notiz.
Das System sieht in denselben Ordnern nach, in denen auch Ihre erfahrenste Kollegin nachsehen würde. Nur eben in allen gleichzeitig.
Antwort mit Quelle
Antwort kommt mit Zitat und Direktlink zum Original.
Die Antwort steht im Chat, darunter der Verweis auf das Dokument und die Seite. Er sieht selbst nach und weiß, woher sie kommt.
Nachschlagen
Bei Bedarf öffnet ein Klick die Stelle im Original-Dokument.
Ihre erfahrenste Kraft arbeitet in der Zeit weiter, statt Fragen zu beantworten. Vier Unterbrechungen weniger an einem Vormittag.
Lücken erkennen
Häufig unbeantwortete Fragen werden sichtbar, Hinweis auf fehlende Doku.
Nach ein paar Wochen sehen Sie schwarz auf weiß, wonach im Betrieb gesucht wird und wo es dazu bis heute kein Dokument gibt.
Was sich konkret ändert
Qualitative Einordnung aus unseren Projekten, keine pauschalen Versprechen.
Schnellerer Zugriff auf internes Wissen
Danach: Sekunden bis Antwort
Weniger Unterbrechungen im Team
Danach: Selbst nachsehen
Neue Mitarbeiter werden früher produktiv
Danach: Schnellere Selbstständigkeit
Dieser Ablauf ist für Sie, wenn…
- Teams mit vielen Dokumenten
- Betriebe mit gewachsener Doku
- Neue Mitarbeiter in Einarbeitung
Drei Fragen, die immer kommen
Müssen die Dokumente sortiert sein?
Nein. Das System funktioniert auch in gewachsenem Strukturen. Einmal indexiert, läuft es. Sie können weiterhin ablegen wie gewohnt.
Was ist mit vertraulichen Dokumenten?
Bestehende Berechtigungen aus Ihrem File-System werden übernommen. Mitarbeiter sehen nur, was sie ohnehin sehen dürften.
Was, wenn das System nichts findet?
Dann sagt es das offen. Es wird nichts erfunden. Jede Antwort enthält eine Quelle.
Finden wir Ihre Zeitfresser.
Drei Minuten, sechs Fragen, ehrliches Ergebnis: Wo KI sich in Ihrem Betrieb rechnet, und wo nicht.
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